Ottimizzazione dei processi di stampa, meno sprechi e più sicurezza

Eliminare gli sprechi inutili utilizzando le risorse aziendali in modo intelligente oggigiorno è sempre più strategico. Nella quotidianità di qualsiasi azienda si assiste costantemente a sprechi esteriormente inavvertibili: utilizzo di dispositivi non necessari, risorse utilizzate in maniera errata ed hardware non efficiente.

Come conseguenza di ciò l’attività aziendale può subire rallentamenti a causa di sistemi fermi oppure a processi di stampa senza buon fine. Diventa, quindi, fondamentale considerare il monitoraggio dei flussi di stampa per renderli agili e meno dispendiosi, grazie ai Managed Document Services (MDS). Quest’ultimi aiutano a ottimizzare i processi di stampa, attraverso un approccio consulenziale che parte dall’analisi dell’installato e processi documentali esistenti presso l’utente finale per arrivare a ridisegnare una proposta personalizzata che tenga conto degli obiettivi da raggiungere.

I Kyocera MDS (Managed Document Services) aiutano a ottimizzare tutti i processi di stampa predisponendo un ampio pacchetto di opzioni per semplificare la gestione della produzione documentale; il risultato è una riduzione consistente del carico di lavoro del reparto IT e allo stesso tempo una diminuzione dell’impatto ambientale dell’azienda. KYOCERA Document Solutions conduce un’attenta analisi dell’infrastruttura e delle esigenze dell’azienda, per poi predisporre un programma dettagliato focalizzato sulle specifiche necessità in modo da pervenire a una riduzione dei costi e a significativi vantaggi gestionali. Le soluzioni KYOCERA vanno così a sostenere l’obiettivo di eliminare ogni spreco inutile e utilizzare in maniera “smart” le risorse aziendali.

Costi sotto rigido controllo

La possibilità di monitorare tutto ciò che è in fase di stampa consente di attuare politiche di controllo dei costi, perché è più facile vedere dove possono essere realizzati risparmi. L’esperienza conseguita in tutta Europa dimostra che i KYOCERA Managed Document Services permettono di ridurre i costi di stampa fino al 30%.  I risultati della digitalizzazione e archiviazione documentale sono, tra l’altro, la riduzione dei documenti cartacei aziendali del 40% e un aumento della produttività aziendale del 40% (fonte: IDC).

KYOCERA propone un sistema aperto e non invasivo, sia hardware che software, con innovative soluzioni di stampa in mobilità (mobile printing). Per evitare il rischio di obsolescenza e pianificare al meglio gli investimenti, KYOCERA Document Solutions propone alle aziende un approccio di noleggio all-inclusive che presenta costi chiari e trasparenti, oltre al grande vantaggio di poterli pianificare correttamente.

Sicurezza e controllo costi con KNM

La soluzione KYOCERA server-based di sicurezza e controllo dei costi è rappresentata da KYOCERA Net Manager (KNM) che protegge i dati confidenziali, gestisce la produzione documentale e i costi di stampa correlati. Comprende una vasta gamma di funzionalità tra cui la gestione dei job di stampa e stampa protetta, la funzionalità Print & Follow, stampa differita, modifica automatica dei lavori di stampa, la creazione e l’esportazione di report raggruppati per utenti, gruppi di utenti, dispositivi, dipartimenti e progetti. La funzione Print&Follow fa sì che i documenti inviati alla stampante risiedano temporaneamente sul server centrale KNM in modalità sicura e potranno essere rilasciati da qualsiasi dispositivo di stampa, solo dopo autenticazione da parte dell’utente. L’uso efficiente delle risorse di stampa viene garantito dalla funzione Print&Follow che consente agli utenti di utilizzare in sicurezza qualsiasi stampante gestita da KYOCERA Net Manager. I documenti potranno essere gestiti solo dalle persone autorizzate grazie al meccanismo di autenticazione al dispositivo di stampa che fa sì che l’utente si autentichi al dispositivo tramite PIN username/password o Badge. La possibilità di monitorare tutto ciò che è in fase di stampa consente di attuare politiche di controllo dei costi in quanto risulta più facile vedere dove possono essere realizzati risparmi.